2024年1月施行、電子帳簿保存法改正の要件と経緯、対応システム

1. 電子帳簿保存法、e-文書法の違いについて

電子帳簿保存法とは

規制緩和の一環として、国税関係帳簿書類の保存負担を軽減する目的で、1998年7月に施行された法律です。

この法律により、総勘定元帳、仕訳帳、補助元帳等を紙文書に代わり電子データとして保存する事が可能となりました。

その後、2005年4月に電子帳簿保存法が改正（e-文書法が施行）され、国税関係書類のスキャナ保存制度が開始されました。

 

>> 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」はこちら

e-文書法とは

2001年にスタートしたe-Japan戦略の一環として、ITの活用を促進し企業競争力を高めるために電子文書※1だけでなく、電子化文書※2での保存も容認する事が不可欠だという判断から2005年4月1日に施行された法律です。

この法律により、法人税法や商法、証券取引法などで紙による原本保存が義務付けられている文書や帳票の電子保存が可能となりました。

• ※1 電子文書：コンピューターで作成した文書
• ※2 電子化文書：紙文書をイメージスキャナなどで電子化した文書

e-文書法と電子帳簿保存法の関係と改正の経緯

帳簿書類、電子取引の保存期間

国税関係帳簿書類、電子取引の保存期間はその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。 また、平成27年（2015年）・平成28（2016年）の税制改正によって、平成30年（2018年）4月1日以後に欠損金が生じている事業年度においては、10年間保存する必要があります。

2. 2024年1月1日施行、電子帳簿保存法の要件

電子帳簿保存法の定義

法人税・所得税で原則、紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に取引情報の保存義務等を定めた法律

対象

全事業者（規模の大小は問わない、法人も個人事業主も対象）

税務署への事前申請

不要

電子帳簿保存法の３種類の区分

① 電子帳簿等保存

帳簿（仕訳帳等）や国税関係書類（決算関係書類等）のうち自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成しているものについて、 一定の要件の下、データのままで保存等ができる。電子帳簿は「優良」と「その他」の２種類に分かれており、要件や優遇措置などが異なる。

② スキャナ保存

決算関係書類を除く国税関係書類（例：取引先から受領した領収書・請求書等）については、その書類を保存する代わりとして、 一定の要件の下でスキャナで読み取ったデータを保存することができる。 決算関係書類を除く国税関係書類には、「重要書類」と「一般書類」「過去分重要書類」の３種類があり、それぞれでスキャナ保存するための要件が異なる。

③ 電子取引

国税関係書類に関し、取引情報のやりとりをデータで行った場合には、一定の要件の下、やりとりしたデータを保存しなければならない。

① 電子帳簿等保存要件（任意）

• ※1．優良な電子帳簿　税務上の優遇措置あり【過少申告加減税の軽減措置（5％）、青色申告特別控除（65万円）】
•     本措置の適用を受ける旨等を記載した届出書を課税期間に係る法定申告期限までに所轄税務署長に提出する必要有り。
•     但し、申告漏れについて、隠蔽し、又は仮想された事実がある場合は、適用外。
• ※2．税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられる場合、②③は不要。
• ※3．“優良”の条件を全て満たしている場合、不要。

注意点・参考

• 過去に承認された保存制度については、その要件を継続する必要有り。
  2024年１月1日以降の要件に従う場合、過去の承認の取りやめ手続きが必要。

② スキャナ保存要件（任意）

• ※1．資金や物の流れに直結・連動する書類。例）契約書、納品書、請求書、領収書など
• ※2．資金や物の流れに直結・連動しない書類。例）見積書、注文書、検収書など
• ※3．書面で保存してある過年度の重要書類。過去分の重要書類をスキャナ保存するには事前の届出が必要
• ※4．一般書類はグレースケールでもOKなので、その場合はカラーディスプレイでなくとも問題ない

注意点・参考

• スキャナ保存に関して、隠蔽・仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重される。
  重加算税は原則35％ ⇒ これに10％が加わる

③ 電子取引保存要件（義務化）

電子取引の範囲

• 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
• インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
• 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
• クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データを活用したクラウドサービスを利用
• 特定の取引に係るEDIシステムを利用
• ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
• 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

• ※1．事務処理規定は国税庁のウェブサイトにひな形が用意されています。
•     参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁 (nta.go.jp)
• ※2．検索要件は規則的な「ファイル名を付す方法」、「表計算ソフト等で索引簿を作成する方法」など例外も認められております。
•     また、２期前の売上高5,000万円以下の事業者は、検索要件は全て不要。（電子データの状態で保存していれば検索できなくてもOK）
•     ただし、税務職員からのダウンロードの求めに応じなけれならない。

注意点・参考

• スキャナ保存に関して、隠蔽・仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重される。
  重加算税は原則35％ ⇒ これに10％が加わる
• 以下のすべての条件を満たせば電子取引の保存要件は不要となります。
  ⅰ　保存要件を満たして保存することが難しい相当の理由があること
  ⅱ　税務調査時に要求されたデータのダウンロードの求めに応じること
  ⅲ　税務調査時に要求された書面の提示または提出の求めに応じられること

3. JIIMA法的要件認証制度

電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の要件を満たしているソフトウェアか否かは、「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」の認証ロゴで確認できます。

電子帳簿ソフト法的要件認証

国税関係帳簿の作成・保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するものです。

電子書類ソフト法的要件認証

国税関係書類をコンピュータで作成し紙で発行する場合の控え等を、 電子データで保存を行う市販ソフトウェア及びソフトウェアサービスが電子帳簿保存法第４条第２項の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するものです。

電帳法スキャナ保存法的要件認証

スキャナ保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するものです。

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類をコンピュータで作成し電子的にやり取りする場合の当該取引情報の保存を行う市販ソフトウェア及びソフトウェアサービスが、 改正電子帳簿保存法第7条の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するものです。

4. OPEN21 SIAS「電子帳簿保存法」への対応

OPEN21 SIASでは、様々な電子化ソリューションをご用意しており、お客様運用形体に合わせた最適な提案が可能です