4. 解決方法
それでは、要因を解決し、ペーパーレス化を実現するための解決策について考えてみます。
Ⅰ. 要件を満たしたシステム選定
まず、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムとして、JIIMAという認証機関があります。
JIIMA認証は、「JIIMA」という公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が提供している認証です。
市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスが、電帳法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証しています。そのため「JIIMA認証」を取得しているソフトウェアを使用すれば、電帳法に準拠した適切な税務処理を行うことができます。
Ⅱ. 現場に負担のかからないデータ収集方法
次に、現場に負担のかからないデータ収集方法についてです。例えば、請求書は、各取引先から本社へ送付されてくる集中処理と各拠点に送付されてくる分散処理に分けられます。
集中処理においては、紙や電子データの請求書が本社へ届くため、最初のアクションは、主に経理担当者が実施します。メールで届いた請求書、各社EDIで届いた請求書、紙で届いた請求書と、それぞれの流れにて対応が必要であり処理が煩雑となります。また、紙については電子化するためには一枚一枚スキャンを行う必要があります。更に経理部だけで承認が完結しない拠点経費については、拠点長へそこから承認を得るという行為も必要となってきますし、当然、最後は仕訳を起票する手間も発生してくるため、経理担当者は多大な工数が発生します。この課題を解決する必要があります。
分散処理においては、紙や電子データの請求書が各拠点に届きます。この場合は、各拠点の担当者が、ワークフローシステムや会計システムに取引データや仕訳データを入力し、拠点長の承認を得て、本社（経理部）へデータを申請されるケースが多いかと思います。請求書が数枚ならば入力や申請に手間は発生しませんが、１拠点で数十枚の請求書が紙で届く場合は、一つ一つの請求書をスキャンして、各伝票へファイルを添付させるのは、大変な手間が発生します。この課題を解決する必要があります。
上記課題の解決として有効な方法を記載します。
- ① 請求書代理受領サービス（BPOサービス）の検討
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集中処理、分散処理のどちらにも有効なのが、請求書代理受領サービスです。電子データ（メール、EDI）、紙の請求書を代わりに受け取り、紙は電子化を行い、電子データとして提供されるサービスです。
請求書を電子データとして一元管理できるため、電子化処理、データ管理業務を効率化可能です。ただし、費用対効果や会社方針、また運用ルールが定まらず対応できないケースもあります。
- ② スキャナ機能と電子イメージ入力の活用
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最新のスキャナ機能は、格納フォルダの指定や、ファイル名の自動ネーミング、請求書の自動分割など多機能です。
請求書が届いた都度、スキャニングを行い電子化させることで、その電子化されたデータを見ながら会計システムやワークフローシステムへ都度入力していく方法です。
一見アナログな方法に見えるかもしれませんが、確実性があり、効率化も図れる方法です。
- ③ 現場に負担の掛からない電子化手段とファイル添付効率化の検討
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特に分散処理の場合、各拠点の担当者に一番負担がかかる作業が紙の電子化と電子化したファイルの添付です。
その場合に有効的な対応が、一括スキャン＆自動ファイル添付機能です。QRコードが表示されたチェックリストを印刷し、そのチェックリストと請求書を重ねて、複数の束を一括でスキャンすることで、各伝票に自動でファイルを添付させることができます。
あくまで一案となりますが、この方法で業務を効率化を図ることができます。
Ⅲ. 業務とシステム相関性の確保
最後に、相関性の確保です。まず、電子化したデータをいつ・だれが・何の用途で利用するか整理する必要があります。
経理部の場合は、以下用途が考えれます。
①会計監査対応、②月次資料の異常値確認、③過去経費の参照
上記３つの処理に共通しているのが仕訳明細データです。仕訳には日付、金額、取引先、摘要などの情報が保持されているため、仕訳データからエビデンス確認、月次管理帳票から仕訳、エビデンス確認がドリルダウン処理で簡単に確認ができます。
ただ、ワークフローシステムや販売管理等の上流システムと会計システムが別々のケースもあるため、上流システムに側に保存されているエビデンスの格納先（URLや格納先ファイルパス）を会計システムへ連携する検討が必要となります。