「予算策定」のケースで工数削減の方法を解説
経理部門は、意思決定や予算立案などに際し「前回の経緯を参考にしたい」といった問い合わせが集中しがちです。「仕訳データ」に含まれない探しモノがあるたび、ファイリング保存されている見積書や請求書などの文書を探さざるを得ず、残業削減もままなりません。
特に、予算策定時期は他部署からの探しモノ依頼が集中し、定常業務とも重なって遅くまで残業しているという企業も多いのではないでしょうか。
今回は、経理部門における残業の主犯人とも言える、こうした“探しモノ”の手間を一気に解消する秘策を紹介します。
仕訳データの“数字”だけでは不十分！
決算の元となる仕訳データ。すべてがまとめられた総勘定元帳を1本の木にたとえるとすれば、個々の仕訳データは木の“枝”に該当するが、期日、勘定科目、摘要、金額などで構成される極めて無味乾燥なデータで、これだけを見て何かインサイトが得られるとは考えがたい。
経理部門への問い合わせで求められている情報は「仕訳データ」には含まれていない！ゆえに別途“探しモノ”が発生してしまう。
枝（仕訳データ）だけの木を見ても“探しモノ”は見つからない…
実際の“探しモノ”は、仕訳データに紐づく提案書や稟議書、契約書、請求書といった文書であることが多い。ところが、これらは別途、紙でファイリングされていたり、電子データとしてファイルサーバに格納されていたり、というのが一般的だ。
問い合わせを受けて、どの仕訳データに関連する文書を探せばいいかまでは見当がつくものの、そこからは請求書のファイリングをめくって探したり、ファイルサーバのデータを検索して探すという手作業が発生してしまう。
葉の山から探し出すのは時間がかかる…
そのため、詳細な情報について経営陣や現場から依頼されるたびに、経理部門がファイリングした紙やファイルサーバから別途、探し出すことになる。
場合によっては書庫を探すことになり何日もかかることも。これが経理部門の残業を増やしている大きな原因の1つだ。
仕訳データから必要なファイルをリンクできる！「OPEN21 SIAS」
こうした問題の解決策は実にシンプル。枝（仕訳データ）と求められている葉（文書ファイル）のデータをリンクさせて管理すればいいのだ。
イラストで解説すると、枝（仕訳データ）に葉（紐づく様々な文書）が茂った木のイメージだ。問い合わせ内容に該当する仕訳データの見当がつけば、それに紐づく文書類を一瞬で探しあてることができる。
枝（仕訳データ）に葉（紐づく文書）が茂ることで“探しモノ”が簡単に！
これを実現する便利なツールがある。戦略情報会計システム「OPEN21 SIAS」で提供される、仕訳データごとの電子データリンク機能だ。
仕訳データにExcelやPDFなどのファイルを紐づけて登録・管理でき、仕訳データからドリルダウンしていくことで必要な情報の検索・取得を実現。紙や文書ファイルの“探しモノ”時間がほぼゼロになり、残業削減に大きな効果を発揮することはいうまでもない。
管理レポートから各種リンク情報へドリルダウン（広告宣伝費のケース）
さらに、「OPEN21 SIAS」は仕訳データに部門・取引先・セグメント・プロジェクトといった管理項目に加え、お客様独自の汎用項目を最大20個まで追加することも可能だ。
パッケージの定型帳票だけでは自社のニーズに対応しきれないケースが多い一方、「OPEN21 SIAS」であれば自由に項目を追加し、必要な情報を一元管理できるので、経理業務を大幅に効率化できる。
「予算策定」のケースで工数削減の方法を解説
BIツールとはどう違う？
管理帳票の作成に、BIツールを活用する企業も増えている。分析やレポートを得意とするBIツールだけに、会計システムのデータをもとにすれば簡単に帳票を作成できそうだ。しかし、経理部門のレポートで必要な営業利益・経常利益・税引前利益を出すための“貸借”の概念が一般的なBIツールにはなく、専用のテーブル設計が必要になる。
セルフサービス型を謳うBIツールもあるが、こういった設計をITのプロではない経理部門でおこなうのは無理がある。もちろんベンダーに依頼すれば可能だが、高額になるケースも多く、要注意。最初から経理で必要な概念を持つ会計専用のシステムを導入するのが近道と言えそうだ。
経理業務の効率化が経営判断のスピードUPに
経理の“探しモノ”が減るのは、単に経理がラクになるだけではない。必要な情報をスピーディに入手できるようになり、経営判断のスピード化にもつながる、ということだ。
会計専門のベンダーであるICSパートナーズが開発した「OPEN21 SIAS」は、会計・経理に必要なシステムがそろっていることはもちろん、ワークフローや債権債務・固定リース・人事給与などのパッケージもあわせて提供される。
それぞれと連携が可能で、現場がワークフローで申請する際に添付した資料を自動で仕訳データに紐づけるといったことも可能。現場や経理の負担を増やすことなく、快適なシステムを実現できる。
また、e-文書法（電子帳簿保存法）にも対応しており、電子化/ペーパーレス化もサポートする。
ちなみに、会計システムの移行となると心配なのは「旧システムのデータをどう引き継ぐか」ということ。この点もデータ移行ツール「ICSデータコンバータ」を提供されており、工数・費用をおさえてデータをしっかり移行できるので安心だ。
具体的に業務がどう変わるのか？「予算策定」のシーンをピックアップして解説したホワイトペーパーも用意したので、ぜひダウンロードいただきたい。
「予算策定」のケースで工数削減の方法を解説