会計システム導入事例：請求書からの自動仕訳とBCP対策を両立

【課題】BPO請求書処理の効率化とBCP対策の両立

皆さまの業務内容についてお聞かせください。

   私たちが所属する経営管理部は、グループ親会社であるスパークス・グループのコーポレート本部にあります。

   コーポレート本部では、グループの子会社に対してさまざまな業務委託（BPO）サービスを提供しており、経営管理部はそのうち経理業務を提供する部署です。子会社5社分の業務を受け持ち、サポートしています。

   子会社は経費や請求書の支払いについての申請を行い、支払や決算処理を私たちが行っています。そのため、私たちの部署には自社を含めて6社分の支払や決算、税務処理が集中しています。

   経営管理部としては、請求書や経費支払処理をしながら、グループの管理会計の指標や連結情報の計算、会計監査対応などの業務にも取り組んでいる状態です。

御社は2001年よりOPEN21をご利用されています 経緯をお聞かせください。

    ICSさんとは「スパークス・アセットマネジメント投信」（現、スパークス・グループ）の時代に導入をしたところからお付き合いが始まりました。

    最初はJASDAQに上場するための対応で、その後もJSOX法対応など、国内企業が求める様々な要件にこまめに対応いただける国産の会計パッケージシステムとして採用してきました。

    現在のバージョンであるOPEN21 SIASへの更新は2020年に行いました。

    当時は新型コロナウイルスの影響がありましたから、テレワーク移行にはもちろん対応しました。

    しかし、実は会計システムのクラウド移行の検討は、新型コロナウイルス第一波(注：2020年2月～)が始まる前年の2019年から進めていたんです。

    当社のような東証プライム上場企業に求められるBCP対策を考えると、会計システム面対応の必要性を感じていたからです。

    当時からセカンド・オフィスの維持などはすでに取り組んでいましたが、会計サーバーのクラウド移行や、出社できない状況での事業継続には、正直なところ対応できていませんでした。そのため、会計システムの更新目的は課題だったBPO請求書申請業務の効率化とBCP対策に定めていました。

    具体的には、「クラウド対応」「テレワーク対応」「ワークフロー導入」の3つをシステムの要件として設定しました。テレワーク対応はあくまでもBCP対策の一部としての位置づけでした。

【構成決定の決め手】強力な連携機能でグループ全体の効率化を実現

最終的に会計システムを現在の構成に決定された理由を教えてください。

   2020年に会計システムのバージョンアップを決定した理由と同様に、何よりも『現場の手間を最小限に抑えること』が実現できると思ったからです。

   請求書受領サービスの各社検討を進める中で判明したのは、請求書に書かれていない会計情報は、たとえ自動判定できるものであっても、申請時に入力しなければならず、まだまだ現場側の手間が残る点が不安でした。

   その点、今回の構成では自動判定できる会計情報は最初から反映されていますし、請求書PDFファイルも同時に申請データに添付されています。

   もちろん、請求書PDFファイルの添付を自動化するだけであれば、請求書受領サービス付きの新会計システムへ移行する案もありました。しかし、この場合は仕訳項目の入力量はあまり減らないうえ、移行コストも懸念事項でした。

   こちらも、請求書受領サービスの導入によるメリットは確保しつつ、連携機能によって既存の承認フローをそのまま活用することで、導入コストの面でも優れていたICSさんのご提案を採用しました。

OPEN21 SIASの具体的なシステム構成はどのようになっていますか？

   一般会計である『基本会計システム』、WEBでの申請承認を可能にする『Web拠点システム』、請求書受領サービスからデータを取得する『請求書受領API連携システム』、請求データから仕訳データへの変換を自動化する『ICSデータコンバータ(IDC)』、表計算ソフトを開くたびに自動で内容が更新される『ICSエクセル関数』、支払業務を行う『債務管理システム』　といった構成です。