会計システム導入事例：
電子化を機に自動化も実現し大幅に効率化

【課題】
施設数増加などでボリュームが増していく業務を効率化したい

ご検討開始時の背景と当時の状況を教えてください。

   当時は施設数の増加により業務ボリュームが増加していたところへ、給食事業も内製化しグループ内部取引も増加するという状況でした。ただ、当社に限らず今後働き手の減少は避けられませんから、人を増やして対応するのではなく、業務効率化で乗り切ることはできないかと模索していました。

   それにあわせて、電子帳簿保存法の改正を控え、電子化への取り組みも考えていく必要が出てきていました。折しも利用していた会計システムのサポート終了が決定しまして、システム更改を機にこれらの課題を一掃できないだろうかということになったのです。

具体的な課題となっていたのは、例えばどのようなことですか。

   業務効率化のためにワークフローから見直したいと考えていましたが、そもそも会計システムが現状のままだとワークフローを見直しても使い勝手が悪くなるのではないかと懸念していました。

   データの集計・加工にも課題がありましたね。なにせ、グループ連結決算書をすべて表計算ソフトで作成していましたので、内部取引の把握や相殺処理に手間がかかってしまう。表計算ソフトでの作業が属人化している状況も解決したいと考えていました。

当時の、ご検討における会計システムの選定のポイントを教えてください。

   まず、ワークフローと会計のシステムを同時にご提案いただけること。大幅な変更になりますから、現場へ負担をかけずに導入し、運用できることも欠かせません。

   電子化・ペーパーレス化への対応、手作業は極力削減し、システムにて自動化・標準化が行えること、その中でグループ連結決算の効率化が図れることも重視しました。現場や経理の業務効率化とあわせて、経営層に素早く、的確に情報提供が行えるようにもしたいと考えていましたね。

【導入の決め手】
OPEN21 SIASなら「ストレスなく運用できる」と感じたことが導入の決め手に

OPEN21 SIAS導入を決定された理由を教えてください。

   OPEN21 SIASであれば「施設担当者がストレスなく各種申請を実施していく」仕組みが実現できそうだと感じたことですね。

   もともと、各拠点では「仕入・経費の支払申請のワークフロー」と、それとは別の「会計日報・稟議申請を行うワークフロー」という、2つのシステムを併用していました。さらに請求書・領収書については別途メールにて経理部へ送信していましたので、かなりの業務負担がありました。当社は108カ所と多くの拠点を抱えていますので、拠点スタッフの負担減は重要課題でした。

   その点、新システムでは拠点業務を1つのシステムに統一でき、書類の送付も同時に行えるので、拠点におけるメリットはかなり大きいことが期待できました。さらに、システム導入の目的である「電子化」がそのまま実現できるというのも重要なポイントでした。

OPEN21 SIASのシステム構成はどのようになっていますか？

   一般会計である『基本会計システム』と『管理会計システム』、表計算ソフトの情報をそのまま会計情報に変換する『ICSデータコンバータ（IDC）』、支払業務を行う『債務支払管理システム』、グループ管理と連結決算業務の為の『連結支援システム』、資産管理のための『固定資産』といった構成です。

【導入成果】
システム統一、ペーパーレス化、検索性向上……
いくつもの成果が重なり効率は劇的に改善

導入決定から運用開始までの様子を教えていただけますか？

    緊急事態宣言下で、思うように顔を合わせられないなかでのプロジェクトでした。そんななかでも2021年2月にキックオフミーティングを実施し、同年９月には運用開始しましたので8か月ほどでしょうか。最初の2か月で要件定義を行った後、当社が決算期に入りましたので、ICSさんにてマスターおよび帳表関係の設定業務を進めてもらいました。そして決算終了後に確認、教育を進め、終了後に本稼働スタートといった次第です。

    先のとおり、ワークフローもあわせてご提案いただいたので同時に導入が進められ、“支払依頼”の申請と“会計日報”の申請、2とおりのルートで処理していたものをひとつのワークフローシステムに統一できましたので、拠点も私たちの負担も大きく軽減されました。

    承認時に証憑と申請を同時に確認できますので、承認処理も効率化されている。それに、添付された証憑は仕訳に紐づいて会計システムへ保管され、電子帳簿保存法への対応も抜かりなし、という。

    さらに当社の場合、非課税取引が多く消費税計算も複雑になっています。従来は表計算ソフトと手作業の入力で対応していたものを、この機にICSさんがICSデータ変換ツールにて対応してくださり、業務効率が大幅に改善されました。

    現在の利用状況としては、拠点でのデータはワークフローシステムにて収集し、OPEN21 SIASへ取り込みます。また介護報酬データをはじめ、経理部門で処理する表計算ソフトのデータは、各担当者がICSデータ変換ツールで会計データに変換し、OPEN21 SIASへ取り込んでいます。 その後、「債権/債務管理システム」にて支払い処理を行い、「固定資産管理」にて、介護施設の設備・備品などの資産の管理を行っています。

OPEN21 SIASによる課題解決のポイントはどこでしたか

    まずIDCを活用することで、それまで属人化していた業務がシステム上で自動化されました。リアルタイム性が確保され、作業工数も削減されて、申請・承認・月次締めが滞ることなく進められるようになりました。

   ペーパーレス化により電子書類は仕訳データに紐づけられ、あらゆるシチュエーションで検索できるようになりましたので、「別途保管してある書類を運んでくる」、「綴じてあるファイルから1枚1枚めくって探す」といった手間も無くなりました。もちろん、郵送やメール送付の手間とコストも削減しています。こうした効率化が積み重なって月次では２営業日、四半期でも４営業日、決算の早期化が実現できました。

OPEN21 SIASの導入効果を教えてください。

    電子化データの検索効果は大きかったですね。まず、四半期に１度、必ずある「監査対応」。　サンプリングのチェックは金額、科目、取引先関係なく、ランダムでピンポイントに「この仕訳の証憑を出してください」といった風に求められますので、データスキャンで指定して、すぐにPDFデータを提出できるようになったのは本当に助かっています。まさに大活躍でした。

    また、月次資料の異常値が確認された際も、ドリルダウン検索で即座に数字としての根拠を提示できるので、「どこがマズいのか」と探すような手間もありません。それに、助成金の申請時に必要な過去経費の参照にも、検索機能が活躍してくれました。

【今後について】
介護業務も、バックヤード業務も今後より一層の効率化が欠かせない

ご活用いただけて、私たちも大変うれしく存じます。今後の取り組みについて教えてください。

   介護業界全体の流れとして、今後さらに専門スタッフの雇用が必要になると見ています。介護職員の確保と定着のために、介護福祉士などの資格取得をサポートするスキルアップ支援や、外国人雇用を見越した英語でのマニュアル作成、規定整備なども推進していかなければならないでしょう。当社も特定技能制度の登録支援機関となって、手続きを自社で行えるよう体制を構築しているところです。

   また、介護DXや科学的介護を推進するために、タブレット端末を利用した介護記録システムの導入や、「科学的介護情報システム（LIFE）」を活用し、データを集積することでより効率的な介護を行っていく体制づくりが必要だと見ています。例えば当社でも、AIを利用した介護記録の簡素化を検討中です。

   こうしたなかで、経理業務においては今後もさらなる効率化を目指したいと考えています。例えば2026年4月以降に開始される新リース会計基準におけるリース資産の管理・処理については、リース管理システムを導入し対応することを検討しています。また、経理にて直接処理している証憑のデータ化を効率よく進める手立ても探っているところです。