会計システム導入事例：ペーパーレス化による業務効率向上

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会社名	株式会社ヴィス
所在地	大阪市北区梅田3-4-5 毎日インテシオ8F 東京都港区東新橋1-9-1 東京汐留ビルディング17F 名古屋市中区錦2-19-1 名古屋鴻池ビルディング1F
設   立	1998年4月13日
資本金	524百万円（2023年3月末現在）
売上高	13,219百万円(2023年3月期)
従業員数	239名(連結 2023年3月末現在)
事業内容	ブランディング、データソリューション、プレイスソリューション
拠点数	3拠点
企   業 グループ	グループ連結対象１社 （本社＋国内：1社） 株式会社ワークデザインテクノロジーズ
ＵＲＬ	https://vis-produce.com

お話を伺った方

株式会社ヴィス

• ・コーポレートDiv. 経理・財務unit
  　サブマネージャー 青山 徹 様

【課題】
オフィスを魅力的な“はたらき方 ”のショールームにしていきたい！

ご検討開始時の背景と当時の状況を教えて下さい。

   背景となる事情は２、3ありましたが、まずは「電子帳簿保存法改正」と言っていいですね。なかでも、スキャナ保存の要件が緩和されたことは大きかったです。個人的にも、前々から電子化のタイミングを考えていました。現状ではどうしても紙の書類が多くなってしまうので、ペーパーレス化を進めて紙を減らしていこうと。

   もう１つは、弊社がパーパスとして掲げている「はたらく人々を幸せに。」を実践することですね。

   弊社オフィスはショールームを兼ねていますので、よく営業先のご担当者様をお招きしています。お客様へ“はたらき方”を提案する会社のショールームですから、「こんなオフィスで働きたい」という憧れの場であってほしいですよね。それなのにいつも大量の紙が積まれていて、言ってしまえば「昔ながらの経理部門と変わらないな……」という状態になってしまっていた。これを打破して、カッコいい“はたらき方”を見せられるようにしたいと強く思っていました。

   ICSさんはOPEN21 SIAS開発時に「経理部門からキャビネットを無くしましょう！」というコンセプトを立てたそうですが、まさに私たちのやりたかったことと一致しています。ここに残っているキャビネットは今やインテリアの一部で、実は中には書類が入っていないのです（笑）。

その当時、ご検討における会計システムの選定のポイントを教えて下さい。

   株式公開企業ですので、会計監査業務には厳格さが求められます。そこで、「会計監査の3点セット」と言われる仕訳、請求書、稟議（りんぎ）書もしくは企画書の検索性を高めることは、生産性アップのための重要課題でした。また、重要業務としては契約書、引渡書、入金確認書などの書類保管もありますので、その対応状況もポイントでしたね。

【導入の決め手】
「共に考えてくれる」担当の熱意と使い勝手のいいシステムが導入の決め手に

OPEN21 SIAS導入を決定された理由を教えて下さい。

   一番の決め手は「営業担当者様の熱意」と言っていいのではないでしょうか。なにせ私は提案資料をいただいた時点から「ICSさんにしたい！」とずっと言っていたくらいですから。

   こう言ってはなんですが、契約成立するまではまめに連絡してくるけれどその後はなしのつぶて、というベンダーも珍しくない。サポート体制が貧弱で、ちょっとした問い合わせに何時間もかかるようなベンダーも、ビジネスパートナーとしては不安がありますよね。

   そこはやはり、ICSさんのように「お互い一緒に成長していける」と感じられる企業様とお付き合いしていきたい。例えば、経営者が管理部門出身というケースはやはりまれですから、こうした設備投資に対する意識にも、経営者と管理部門で差があることが多いのです。弊社もそうでした。そんななか、設備投資の重要性についてどう納得してもらえばいいか、ICSさんが一緒になって考えてくださったのは、大変助かりました。さらに、OPEN21 SIASもかゆいところに手が届くようなシステム体系になっていたところはポイントですね。

どのようなOPEN21 SIASの構成をご選択されましたか？

   一般会計である「基本会計」、データ変換を設定式で対応する「ICSデータコンバータ（IDC）」、部門別管理を行うための「管理会計」、外部インターフェースの「エクスポーター」、電子帳簿保存法に対応したデータ管理が行える「e文書」を採用しています。

【導入成果】
経理業務の完全ペーパーレス化で、「決算の早期化」という思わぬ副産物も

導入決定から運用開始まで、特に大変だったのはどのようなことでしょうか？

    運用開始まで6カ月ほどでしたが、ICSさんの手厚いサポートを受けられたことで導入は順調に進みまして、無事稼働に至りました。サポートをお願いしたのは、電子帳簿保存法対応にあたっての作業を支援していただくのも目的のひとつでした。これが、帳簿の保管期間は10年ですから、過去10年分の仕訳をすべて取り込んでいかなければならないわけです。この電子化のための膨大な半アナログ作業に、ICSさんが嫌な顔ひとつせず手伝ってくださったことは印象に残っています。本当にありがたかったですね。

OPEN21 SIASによる課題解決のポイントはどこでしたか

    まずは、何度も申し上げていますが「改正電子帳簿保存法への対応」ですね。これによって「経理業務の完全ペーパーレス化」が進みましたし、そうすると「データ連携の自動化」も実現できて、定型業務を大幅に効率化できました。

    会計情報を自動で収集する「経営データベース」が整備されたことで、オリジナルの経営資料をより手軽に作成することができるようになったのもポイントですね。これまで表計算ソフトで集計してから処理していたものが自動で結果まで出るのですから、楽になったのを実感しています。

OPEN21 SIASは、どの点で会計業務の自動化・効率化にお役に立ちましたか？

   データベースにおけるマスタ関係の業務は、これまで手作業で行ってきました。手作業で進めるには件数が多いのもあり、毎月1回、マスタの更新作業だけでかなりの時間を要していました。

   決算で忙しい月でも同じように時間を取られてしまいますので、これを何とかしたいとICSさんに相談したところ、「IDCのスケジューラーを利用した自動処理」をご提案いただきました。現在は毎朝、始業時間前にマスタが自動でアップデートされますから、業務時間中は一切マスタ更新作業をしなくてもよくなりました。

   IDCのデータ変換は大活躍していますね。自社で設定も進めていけるので、今後、連携先が増えたとしても不安はないです。

OPEN21 SIASの導入効果を教えて下さい。

   ペーパーレス化が進んだことで、これまで書類を収めていた保管スペースが有効活用できるようになりました。また、テレワークの環境も整えられ、場所に縛られずシームレスにオフィスと同じ仕事ができるようになったのも大きいですね。

   また、思わぬ副産物といっていいのでしょうか、決算が早期化したことには驚きましたね。

   これまでは、紙に縛られる作業体系だったわけです。例えば、仕訳を切る人、支払う人……ずっとひとつの書類で順番に回していくしかないので、待ち時間というか、タイムラグがあった。これがデータになったことで、リアルタイムで同時に複数の作業ができるようになったので、決算の作業が早くなったのです。おおむね1日くらいは前倒しできるようになったのではないでしょうか。

【今後について】
インプット業務の効率化で生まれたリソースを生かし、
アウトプット業務を充実させたい

身に余るご評価、誠にありがとうございます。今後の取り組みを教えて下さい。

   弊社の事業は、コロナ禍の影響で裾野が広がったと感じています。まず、多様な働き方、今まで定着どころか認知すらされていなかったようなさまざまな働き方が知られるようになりました。それを受けて、一つひとつの会社ごとに、仕事内容に沿った働き方を考えていく流れができ、働き方はこれまで以上に細分化されたのではないでしょうか。

   私たち経理部としても、今回のシステム導入で自分たちの仕事内容に沿った新しいはたらき方をデザインすることができました。データ収集などのいわゆるインプット業務が大幅に効率化し、リソースに余裕が生まれましたので、今度はそれを、より良い経営資料を作るといったアウトプット業務に充てたいと考えています。

   実はすでにSIASとBIツールを連携していますので、エクスポーターで出力したデータをもとに、業績の分析データをまとめたりして、もっと充実した連携、データ活用をしていきたいですね。ICSさんにも、経理部の可能性がもっと広がるよう、今後も変わらずサポートを続けていただけることを期待しています。